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Sommario

1. Ambito di applicazione del Regolamento.
2. Avvio della mediazione.
3. Luogo e svolgimento e durata della mediazione.
4. Incontri e comunicazioni durante lo svolgimento della mediazione.
5. Parti, rappresentanti e legali
6. Il tirocinio assistito.
7. La proposta del mediatore.
8. La consulenza tecnica in mediazione.
9. I verbali di mediazione e la chiusura del procedimento.
10. Riservatezza.
11. Correttezza e buona fede nel procedimento.
12. Il Fascicolo di mediazione e il trattamento dei dati.
13. Il Mediatore e i criteri di nomina.
14. I principi di indipendenza, imparzialità e neutralità del mediatore: assegnazione e sostituzione.
15. Il segreto professionale.
16. La mediazione demandata dal giudice.
17. La mediazione volontaria.
18. La mediazione telematica (on-line)
19. Indennità di mediazione.
20. Agevolazioni fiscali e credito d’imposta.
21. Legge applicabile.
22. Allegato 1 – Tabelle delle indennità di mediazione.

Il presente Regolamento si applica, ai sensi del D.Lgs. 28/2010 e del D.M. 180/2010 e successive modifiche integrative, alle procedure di mediazione per controversie civili e commerciali relative a diritti disponibili, che si svolgono dinanzi l’Organismo di mediazione civile e commerciale Orizzonti Adr s.r.l. Tali procedure sono dirette alla risoluzione, in via stragiudiziale, delle controversie insorte tra due o più soggetti in materia di diritto civile e commerciale attraverso l’intervento di un mediatore professionista designato appositamente.

Informalità, neutralità, indipendenza, imparzialità, rapidità e riservatezza sono i principi guida delle suddette procedure che prevedono modalità di nomina dei mediatori che ne garantiscano il rispetto e l’osservanza.

I mediatori hanno il compito di assistere e supportare le parti facilitandone la comunicazione, individuandone i reali interessi e bisogni, aiutandole a raggiungere un accordo che sia reciprocamente soddisfacente. I mediatori intervengono nella procedura attenendosi al presente Regolamento che ne disciplina attività, diritti ed obblighi nei confronti delle parti e dell’Organismo.

Il presente Regolamento disciplina le seguenti tipologie di mediazioni:

a) mediazioni obbligatorie ex lege (condizione di procedibilità). Le materie per le quali la legge prevede la condizione di procedibilità sono le seguenti: Condominio, Diritti reali, Divisione, Successione ereditaria, Patti di famiglia, Locazione, Comodato, Affitto di aziende, Risarcimento del danno da responsabilità medica e sanitaria e da diffamazione a mezzo stampa o con altro mezzo di pubblicità, Contratti assicurativi, bancari e finanziari. L’accordo di mediazione è idoneo ai fini dell’accertamento della Usucapione; b) mediazioni delegate dall’Autorità Giudiziaria; c) mediazioni contrattuali -previste sulla base di clausole contrattuali- d) mediazioni volontarie (su iniziativa delle parti).

Gli atti del procedimento di mediazione non sono soggetti a formalità, come espressamente previsto dall’art. 3 del D.Lgs. 28/2010. Chiunque intenda attivare la procedura di mediazione deve depositare o spedire (a mezzo pec e/o raccomandata) domanda scritta presso la segreteria di Orizzonti Adr s.r.l. della sede territorialmente competente (a norma degli artt. 18 e ss del c.p.c), unitamente alla copia del documento di identità e del codice fiscale della parte istante (o di tutte le parti, nel caso di presentazione di domanda congiunta) e alla prova del versamento delle spese di avvio. Le parti possono derogare alla competenza territoriale, in caso di comune accordo in tal senso. I moduli per la presentazione dell’istanza, da presentare presso la sede dell’Organismo o inviare a mezzo pec e/o raccomandata, possono essere scaricati dal sito dell’Organismo www.orizzontiadr.it nella apposita sezione e devono essere debitamente compilati e sottoscritti.

L’istanza di mediazione, sottoscritta dal richiedente, deve contenere i seguenti dati:

• l’indicazione dell’Organismo Orizzonti Adr;

• l’indicazione del tribunale territorialmente competente per la controversia;

• il nome, i dati identificativi e i recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le comunicazioni;

• l’oggetto della lite;

• le ragioni della pretesa;

• il valore della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal Codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di notevole divergenza tra le parti, rilevata prima della prosecuzione oltre il primo incontro, l’Organismo decide il valore di riferimento, secondo i criteri previsti dalla normativa vigente, e lo comunica alle parti. In questi casi, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.

La procedura potrà essere avviata e protocollata solo nel momento in cui l’istanza viene depositata con le modalità descritte e le spese di avvio interamente saldate. Le istanze presentate oltre l’orario di ufficio saranno lavorate alla ripresa delle attività.

L’organismo comunica all’altra parte l’istanza e la data del primo incontro con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione (anche email P.E.C.). Tale comunicazione viene effettuata nei tempi di legge, tenute anche in considerazione eventuali esigenze delle parti. L’istante, in aggiunta all’Organismo, è sollecitato a farsi parte attiva per effettuare le comunicazioni alla parte invitata, con ogni mezzo idoneo, in particolare in relazione a quanto previsto dalla legge in merito al decorso dei termini di prescrizione e decadenza.

La parte chiamata in mediazione è invitata a comunicare la propria adesione tempestivamente, e comunque non meno di 7 giorni prima dell’incontro.

Una eventuale richiesta di rinvio del primo incontro dalla parte invitata è condizionata alla corresponsione delle spese di avvio. Le richieste di rinvio del primo incontro saranno comunque valutate caso per caso dall’Organismo, sentito il mediatore e le altre parti. Le parti devono ritenersi responsabili, in via esclusiva, esonerando quindi l’Organismo ed il mediatore designato da qualsiasi forma di responsabilità verso le parti e verso i terzi connessa:

• all’individuazione dell’organismo territorialmente competente;

• alle indicazioni fornite in ordine all’oggetto ed alle ragioni poste a fondamento delle pretese contenute nell’istanza di mediazione o di adesione;

• all’individuazione dei soggetti chiamati in mediazione;

• ad eventuali esclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate al momento del deposito dell’istanza di mediazione o dell’istanza di adesione;

• all’indicazione degli estremi e dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;

• alla validità ed efficacia della procura rilasciata in favore del proprio rappresentante ovvero del proprio procuratore legale;

• ad ogni dichiarazione fornita all’Organismo ovvero al mediatore dalla data del deposito dell’istanza sino alla conclusione della procedura, che dovesse inopinatamente indurre l’Organismo a tenere un comportamento non connotato dalla dovuta diligenza.

Il Regolamento si intende come accettato (e dunque vincolante) al momento della presentazione della domanda per la parte istante e nel momento di partecipazione (o comunicazione di partecipazione) agli incontri per qualsiasi altro soggetto.

Il deposito dell’istanza di mediazione potrà avvenire anche attraverso una procedura di deposito telematico, ove questa sia stata implementata e resa disponibile. La procedura di deposito telematico delle istanze si effettua attraverso due fasi, la prima telematica, la seconda documentale.

Per poter completare la fase telematica di deposito occorre preliminarmente registrarsi sul sito, nel form di acquisizione dei dati dovranno essere compilati alcuni campi obbligatori, fra cui l’indirizzo di posta elettronica. A seguito dell’inserimento dei dati richiesti, il sistema verificherà in automatico la veridicità dell’indirizzo di posta elettronica indicato. Solo a seguito di tale conferma, il soggetto che ha effettuato la registrazione sarà abilitato all’accesso a parti riservate del sito e all’immissione di eventuali ulteriori dati. L’utente registrato e verificato dal sistema potrà presentare l’istanza di mediazione, che dovrà essere stampata, sottoscritta ed inviata o consegnata alla segreteria dell’Organismo, con allegati copia del documento di riconoscimento del richiedente firmatario e copia dell’attestazione di avvenuto pagamento delle spese di avvio del procedimento. La segreteria dell’Organismo provvederà, se del caso, a contattare l’altra parte che, in caso di adesione alla procedura, avrà cura di procedere a sua volta alla registrazione alla piattaforma di mediazione telematica (eventualmente assistito dalla segreteria dell’Organismo) ed al deposito della propria documentazione.

L’elenco delle sedi proprie e convenzionate è disponibile sul sito www.orizzontiadr.it.

Come stabilito dall’art. 7 del D.M. 180/2010 è espressamente prevista la possibilità di avvalersi delle strutture, del personale  e dei mediatori di altri organismi con i quali sia stato  raggiunto  a  tal fine un accordo, anche per singoli affari di mediazione,  nonché  di utilizzare i  risultati  delle  negoziazioni  paritetiche  basate  su protocolli di  intesa  tra  le  associazioni  riconosciute  ai  sensi dell'articolo 137 del  Codice  del  Consumo  e  le  imprese,  o  loro associazioni, e aventi per oggetto la medesima controversia.

Successivamente al deposito dell’istanza di mediazione, il responsabile dell’Organismo designa, secondo i criteri precisati in altra parte del presente regolamento, un mediatore specificamente competente. In controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, il responsabile dell'Organismo può nominare, anche successivamente all’inizio del procedimento, uno o più mediatori ausiliari.

Il primo incontro informativo tra le parti e il mediatore viene fissato entro 30 giorni dal deposito della domanda, fatta salva la veridicità dei dati, l’integrazione degli stessi, peculiari modalità di comunicazione (es. notifiche all’estero, notifica per pubblici proclami) e particolari esigenze organizzative o funzionali al migliore svolgimento del procedimento manifestate dalle parti, le quali, d’accordo con il mediatore, potranno concordare una data diversa, da comunicare tempestivamente in forma scritta, per svolgere il primo incontro informativo. In ogni caso il termine di 30 giorni è da intendersi come non perentorio.

Qualora la parti invitata non si presenti in mediazione (o non saldi le spese di avvio), il mediatore potrà redigere apposito verbale che potrà consegnare alla parte istante, dietro pagamento delle spese dovute, come più oltre regolamentate, per gli usi consentiti dalla legge.

Qualora nessuna parte si presenti al primo incontro informativo, il mediatore - di concerto con il responsabile dell’Organismo - archivierà d’ufficio la procedura, fermo in ogni caso il diritto dell’Organismo a percepire le spese maturate.

Il mediatore potrà svolgere l’incontro informativo in sessioni congiunte e/o separate e dopo aver svolto la sessione informativa le invita con i rispettivi avvocati (ove presenti) ad esprimersi sulla possibilità di entrare nel merito del procedimento; in caso positivo, procede con lo svolgimento dello stesso ex art. 8 comma 1 del D.lgs. 28/2010.

Se l’incontro informativo si conclude senza la prosecuzione nella fase di merito del procedimento, il mediatore redige il verbale di mancata adesione; nessun compenso sarà dovuto per l’Organismo, salve le spese di avvio e le spese vive documentate.

In ogni caso il mediatore potrà verbalizzare il motivo della mancata adesione alla prosecuzione della mediazione.

Nell’ipotesi in cui la parte invitata non aderisca o non si presenti, la parte istante può scegliere di entrare in mediazione e comunicare alla parte invitata una proposta.   Il mediatore avrà comunque la facoltà di richiedere una 0CTM (consulenza tecnica di mediazione) e/o formulare una proposta.

Nella mediazione disposta dal giudice, art. 5 comma 1bis e comma 2 del d.lgs. 28/2010, se questi lo richiede, il mediatore è obbligato a verbalizzare i motivi del diniego a procedere.

Il procedimento di mediazione deve chiudersi entro 3 mesi, salvo deroga delle parti.

Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione in modo informale e come ritiene più opportuno, avendo come fine quello di una rapida soluzione della lite. Al mediatore è riconosciuta la facoltà di tenere incontri congiunti e/o separati anche con le sole parti. Il mediatore, sentito il responsabile dell’organismo, ha la facoltà di esaminare e decidere, caso per caso, su tutte le richieste di rinvio formulate dalle parti e può, di propria iniziativa anche senza l’impulso di alcuna parte, aggiornare la mediazione per permettere l’acquisizione di nuove informazioni e per qualsiasi ragione finalizzata ad agevolare la possibile conciliazione. Le comunicazioni tra il mediatore e le parti, successive al primo incontro sono senza formalità, e possono avvenire anche a mezzo telefonico o a mezzo email.

Il mediatore può concludere la procedura in ogni sua fase o stato qualora le parti dichiarino di non aver interesse a proseguirla. Inoltre ciascuna parte ha facoltà di abbandonare la procedura in qualsiasi momento comunicando tale circostanza all’Organismo, restando comunque dovute le spese sostenute dallo stesso fino a quel momento.

Al primo incontro e agli incontri successivi, fino al termine della procedura, le parti devono partecipare personalmente. Solo per gravi ed eccezionali motivi è consentita la partecipazione alla procedura per il tramite di un rappresentante munito dei necessari poteri per definire la controversia (procura speciale notarile). Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante fornito dei necessari poteri per definire la controversia. Nella mediazione obbligatoria e in quella disposta dal giudice (art 5 comma 1 bis e comma 2 del d.lgs. 28/2010) le parti devono partecipare con l’assistenza dell’avvocato al primo incontro e agli incontri successivi fino al termine della procedura.

Nella mediazione c.d. volontaria le parti possono partecipare all’intero procedimento di mediazione e concluderlo senza l’assistenza di un avvocato. Ad ogni modo, come chiarito con la circolare Ministeriale 27 novembre 2013, le parti potranno, in ogni momento della procedura, esercitare la facoltà di ricorrere all’assistenza di un legale. Qualora lo vogliano, potranno far intervenire i propri legali anche soltanto nella fase conclusiva della mediazione, alla redazione dell’accordo, al fine di sottoscriverne il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12 del D.Lgs. 28/2010.

In ogni caso il mediatore, a suo insindacabile giudizio, potrebbe considerare mancanti queste condizioni se:

1. la clausola contrattuale di mediazione escluda la formulazione di una proposta;
2. almeno una parte vi si opponga espressamente;
3. vi è mancata partecipazione alla mediazione di una o più parti.

In ogni caso, quando richiesto congiuntamente da tutte le parti, il mediatore dovrà formulare una propria proposta conciliativa al fine di tentare di definire amichevolmente la lite. La proposta potrà comunque essere formulata anche da un mediatore diverso da quello che ha condotto il procedimento di mediazione, sulla base delle sole informazioni che le parti intendono fornire al mediatore proponente. Ai sensi dell’art. 11 comma 2 del D.Lgs. n. 28/2010, le parti dovranno far pervenire per iscritto al mediatore entro sette giorni dal ricevimento della proposta la propria accettazione o il proprio rifiuto. La mancata risposta in detti termini equivale al rifiuto della proposta secondo il principio del silenzio-rifiuto.

Come previsto dall’art. 7 del DM 180/2010, il mediatore può formulare una proposta anche in assenza della parte invitata.  A tal fine, lo stesso potrà richiedere, in qualsiasi momento, una consulenza tecnica di mediazione (ctm).

Conclusosi il procedimento di mediazione, il mediatore redige apposito processo verbale in cui rende conto dell’esito della procedura; il verbale di mediazione deve essere sottoscritto dalle parti, dai legali, se presenti, e dal mediatore che ne certifica anche l’autografia o l’eventuale impossibilità di una o più parti a sottoscriverlo.

Il verbale è redatto in tanti originali quante sono le parti, oltre ai due che vengono conservati presso la segreteria dell’Organismo.

In caso di avvenuta conciliazione, i termini dell’accordo raggiunto dalle parti devono essere contenuti in un documento separato che viene firmato dalle medesime, ed eventualmente da chi le assiste, ed ha natura negoziale. Tale documento verrà allegato al relativo verbale redatto e sottoscritto dal mediatore e dalle parti.

Come espressamente previsto dall’art. 12 comma 1 del D.lgs. 28/10, ove tutte le parti aderenti alla mediazione siano assistite da un avvocato, l’accordo che sia stato sottoscritto dalle parti e dagli stessi avvocati costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, l’esecuzione per consegna e rilascio, l’esecuzione degli obblighi di fare e non fare, nonché per l’iscrizione di ipoteca giudiziale. Gli avvocati attestano e certificano la conformità dell’accordo alle norme imperative e all’ordine pubblico.

In tutti gli altri casi l’accordo allegato al verbale è omologato, su istanza di parte, con decreto del Presidente del Tribunale, previo accertamento della regolarità formale e del rispetto delle norme imperative e dell’ordine pubblico.

Se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso la sottoscrizione del processo verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’intervento del pubblico ufficiale per la sottoscrizione dell’accordo potrà realizzarsi sia presso la sede dell’Organismo che ha gestito la mediazione, sia presso lo studio del notaio incaricato, previo consenso del responsabile dell’Organismo e del mediatore e riconoscendo a quest’ultimo il rimborso delle spese di vacazione, che verranno poste, in via solidale, a carico delle parti stesse. Gli onorari del notaio sono sempre a carico delle parti obbligate.

Il rilascio, alle parti che ne facciano richiesta, dei verbali relativi alla chiusura del procedimento sono sempre subordinati alla corresponsione in favore dell’Organismo delle dovute spese ed indennità di mediazione.  Il verbale viene rilasciato per gli usi consentiti dalla legge.

Al termine del procedimento di mediazione, ad ogni parte viene consegnata idonea scheda per la valutazione del servizio. Copia della scheda, con la sottoscrizione della parte e l’indicazione delle sue generalità, sarà trasmessa in via telematica al responsabile della tenuta del Registro degli Organismi di Mediazione.

In merito alle dichiarazioni e alle informazioni acquisite dalle parti nel corso delle sessioni separate, salvo eventuale consenso della parte che rende le informazioni, il mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti. Come confermato dalla recente giurisprudenza, possono non essere protetti dall’obbligo di riservatezza i motivi che hanno indotto le parti a non aderire alla mediazione, motivi che potranno essere verbalizzati dal mediatore. Le parti si impegnano a non chiamare in giudizio come testimoni, sui fatti e sulle circostanze di cui siano venuti a conoscenza nel corso del procedimento, il mediatore, il personale ed i responsabili dell’Organismo e tutti coloro eventualmente interessati dalla procedura di mediazione, tranne i casi in cui l’obbligo di testimonianza sia previsto dalla legge.

In particolare i legali sono tenuti, durante il corso della mediazione, ad osservare dei comportamenti di lealtà e buona condotta, in linea con quanto previsto dal proprio codice deontologico.

Condotte non corrette e di particolare gravità potranno essere segnalate ai competenti organi disciplinari per l’adozione delle iniziative del caso.

Le parti, i propri consulenti, i legali e /o chiunque intervenga nel procedimento di mediazione, si impegnano, per tutta la sua durata, a svolgere tutte le trattative alla presenza del mediatore o, in ogni caso, per il suo tramite e condividendo con lui i contenuti della negoziazione.

Il trattamento dei dati raccolti è realizzato mediante l’utilizzo di strumenti manuali, informatici e telematici, in modo da garantire la riservatezza dei dati ed è effettuato nella piena osservanza della Legge e delle misure di sicurezza previste dal D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche e del European General Data Protection Regulation UE 2016/679 - GDPR e s.m.i. Al termine della procedura, l’Organismo consegna alla parte richiedente tutta la documentazione precedentemente depositata presso la segreteria, conservando una copia della documentazione per il periodo di tre anni a far data dalla conclusione della procedura, ai sensi dell’art. 2961, primo comma del codice civile, così come richiamato dall’art. 12 del D.M. 180/2010.

Il responsabile dell’Organismo designa il mediatore, accreditato nel Registro presso il Ministero della Giustizia e contestualmente iscritto nelle liste dell’Organismo, ritenuto più idoneo, con riferimento alla specifica controversia ed alla contestuale situazione, verificandone la presenza di almeno uno dei criteri sotto riportati:

• Comprovata esperienza professionale attinente alla materia della specifica controversia, in qualità di mediatore, acquisita attraverso lo svolgimento dei procedimenti di mediazione in organismi di mediazione e/o altri enti specializzati nel settore della mediazione civile, delle procedure Adr e della negoziazione;

L’esperienza dei mediatori è valutata avendo riguardo non solo al numero di mediazioni svolte ma anche alla tipologia e al livello del conflitto raggiunto dalle parti, alla tipologia di mediazioni da affidare, al numero di mediazioni concluse con esito positivo e alle indicazioni desumibili dalle schede di valutazione.

• Comprovata esperienza professionale in qualità di docente e formatore, attinente alla materia della specifica controversia, acquisita in enti di formazione e/o altri enti specializzati nel settore della formazione in mediazione civile, procedure Adr e della negoziazione;

• Conseguimento di uno specifico percorso di specializzazione in linea con la materia della controversia.

Qualora non fossero applicabili i criteri preferenziali sopra enunciati si ricorrerà a valutare:

• lo specifico percorso professionale (es. Iscrizione agli Ordini Professionali, specializzazioni nell’ambito delle categorie e professioni di appartenenza) e/o il percorso universitario svolto, eventuali specializzazioni postlaurea e/o conoscenze specifiche, certificate da attestati formativi. Si preferirà, inoltre, colui con più ore di formazione e/o con ulteriori titoli e specializzazioni, documentati e attinenti alla materia della controversia (pubblicazioni, convegni, seminari, etc.).

• l’esperienza professionale, attinente alla materia della specifica controversia, in qualità di responsabile e key manager dei procedimenti di mediazione, acquisita presso organismi di mediazione e/o altri enti specializzati nel settore della mediazione civile, delle procedure Adr e della negoziazione.

In questo contesto, poi, ove si tratti di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del responsabile dell’Organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove invece si tratti, a giudizio del responsabile dell’Organismo, di controversia che presenti profili di particolare difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una selezione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiuta secondo il criterio della turnazione.

Ai fini dell’aggiornamento il mediatore deve essere in possesso di una specifica formazione almeno biennale nonché aver partecipato, nel biennio, sotto forma di tirocinio assistito, ad almeno venti casi di mediazione svolti presso organismi iscritti.

Il mediatore designato, accettato per iscritto l’incarico, deve garantire la propria neutralità, indipendenza, imparzialità, riservatezza e mancanza di qualsiasi incompatibilità ai sensi del D.M. 180/2010 sottoscrivendo un’apposita “dichiarazione di imparzialità” senza la quale il procedimento non può avere inizio. Il mediatore designato che abbia nel singolo procedimento di mediazione interessi di qualsiasi natura, economica o non economica, o si trovi in una qualsiasi delle condizioni di incompatibilità previste dal D.M. 180/2010 e successive modifiche non può assumere l’incarico o deve rinunciarvi qualora queste circostanze siano sopravvenute. Sono cause di incompatibilità con l'attività di mediatore per ogni singolo affare: a) avere in corso con una delle parti incarichi professionali di qualsiasi natura; b) essere socio di una delle parti o coniuge, parente o affine entro il terzo grado. Nel caso di svolgimento di incarichi professionali pregressi, il rapporto deve essere cessato da almeno due anni e non debbono sussistere ragioni di credito o debito; c) essere sia cliente o dipendente di una delle parti in causa o debitore o creditore delle medesime.

Tutti i mediatori di Orizzonti Adr si attengono nello svolgimento della loro attività alle direttive del codice europeo di condotta per mediatori.

Il mediatore designato ha l’obbligo di comunicare, sia all’Organismo che alle parti, qualsiasi interesse personale od economico, nonché qualsiasi altra circostanza di cui è a conoscenza che potrebbe compromettere la propria imparzialità, indipendenza e neutralità. Nel caso in cui il mediatore designato non possa, per dette ragioni, svolgere l’incarico ricevuto, l'Organismo provvede a designare altro e diverso mediatore, pur sempre alla luce dei criteri indicati nel presente Regolamento. Orizzonti Adr si riserva comunque la possibilità di sostituire il mediatore successivamente alla sua nomina.   

Il mediatore non può essere chiamato a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione, né davanti all'autorità giudiziaria né davanti ad altra autorità. Al mediatore si applicano le disposizioni dell'articolo 200 del codice di procedura penale e si estendono le garanzie previste per il difensore dalle disposizioni dell'articolo 103 del codice di procedura penale in quanto applicabili.

Nel caso di mediazione conseguente ad una disposizione del giudice, alle parti è fatto obbligo di rendere disponibile al mediatore il verbale d’udienza con il quale il giudice le ha rinviate in mediazione. Il mediatore applicherà al procedimento tutto quanto previsto per le mediazioni obbligatorie e le indicazioni espressamente fornite dal giudice.

Nel caso di persone fisiche, è fortemente consigliata la presenza personale della parte. Nel caso di persone giuridiche è fortemente consigliato che il rappresentante sostanziale munito di ampi poteri per dirimere la controversia sia diverso dal legale che assiste la parte. Le parti dovranno necessariamente - come previsto anche per la mediazione obbligatoria - essere assistite da un legale, per tutta la durata della procedura.

Qualora il giudice abbia espressamente richiesto al mediatore la formulazione di una proposta in caso di mancato accordo delle parti, il mediatore, ove ritenga che vi siano i presupposti per accogliere la richiesta del giudice, avrà la facoltà di richiedere una consulenza tecnica di mediazione (ctm), qualora ritenga questa necessaria ai fini della formulazione della proposta stessa. In tal caso le spese della ctm vengono divise in pari quote tra tutte le parti, escluse quelle ammesse al gratuito patrocinio. 

Il procedimento di mediazione ha inizio con un incontro informativo, in sessioni congiunte e/o separate, al termine dei quali il mediatore verificherà la possibilità di procedere alla fase di merito della mediazione. Per un buon esito della procedura di mediazione è consigliabile che le parti siano personalmente presenti. Non è obbligatoriamente prevista la presenza dei legali, anche se consigliata.

Se il primo incontro informativo si conclude senza adesione o non è presente la parte invitata, saranno dovute all’Organismo solo le spese di avvio e le spese vive, condizione necessaria per il ritiro del verbale.

Nel caso in cui sia stata presentata istanza congiunta di mediazione, le parti, di comune accordo, potranno indicare il mediatore prescelto; l’Organismo, previa verifica dei requisiti formali e di competenza del mediatore, potrà decidere se assegnare il mediatore indicato. In ogni caso l’Organismo si riserva la facoltà di assegnare un diverso mediatore.

Accesso e fruizione del servizio

La mediazione telematica è accessibile a chiunque possieda una postazione collegata ad internet, corredata da webcam, microfono e periferica audio.

Permette agli utenti di gestire la mediazione in videoconferenza direttamente dalla propria sede, consentendo alle parti e al mediatore di dialogare in tempo reale a distanza, se necessario anche in sessioni separate.

All’esito dell’incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico tramite PEC una copia del verbale attestante l’intesa raggiunta, ovvero il mancato accordo.
La sottoscrizione del verbale potrà avvenire sia in modalità telematica, mediante l’utilizzo della firma digitale, sia mediante firma autografa autenticata.

La procedura

La mediazione telematica è accessibile alle sole parti e al mediatore incaricato. La parte che intende svolgere la mediazione telematica dovrà accedere ai fini della registrazione, alla piattaforma dell’Organismo (www.orizzontiadr.it), procedere all’individuazione e al riconoscimento e quindi alla mediazione di riferimento. All’interno di questa, dovrà accedere alla stanza riservata per l’avvio della mediazione in videoconferenza.

Ogni singola fase della procedura di mediazione telematica avviene on-line attraverso l’utilizzo di una specifica piattaforma, secondo una procedura controllata e riservata. Le parti dialogano, con l’aiuto del mediatore, all’interno di un sistema di videoconferenza mediante stanze virtuali riservate. Il mediatore può in tal senso gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti, attivando o escludendo i singoli utenti a seconda delle esigenze per valutare le posizioni delle stesse, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti. Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il mediatore in via del tutto riservata e di trasmettere a quest’ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte.

Nello specifico la tecnologia adottata dall’Organismo di mediazione prevede che le sessioni di mediazioni telematiche vengano gestite da una banda di comunicazione diversa da quella di accesso alla piattaforma, dedicata in esclusiva all’applicativo che permette di condividere più flussi video contemporanei all’interno dello stesso canale e l’apertura di più canali di flusso. Su tale banda dedicata sono applicati tutti i sistemi di sicurezza, integrità e riservatezza dei dati.

Lo strumento consente al mediatore incaricato di comunicare in audio/video con tutti i partecipanti, eventualmente condividendo documenti e files elettronici, scrivendo a mano libera, richiedendo un eventuale feedback agli utenti. Nel contempo gli altri utenti possono esprimere il proprio status e possono richiedere di intervenire. In funzione dello specifico scenario applicativo, il mediatore incaricato può integrare il proprio audio/video con gli eventuali interventi audiovisivi degli altri partecipanti abilitati. L’elenco di tutti gli utenti che partecipano nominativamente alla sessione viene visualizzato nell’apposita sezione con il relativo status.

Il mediatore ha in ogni momento la facoltà di abilitare/disabilitare il flusso audio/video ai singoli partecipanti mantenendo altresì aperto il collegamento per la successiva eventuale azione di abilitazione/disabilitazione. Lo status del collegamento dei singoli utenti è sempre visibile a tutti i partecipanti alla sessione di mediazione.

Un’apposita divisione tecnica si occupa della gestione sistemistica dell’intero sistema fornendo agli utenti la dovuta assistenza tecnica, attraverso un servizio di help desk via e-mail dedicato ed eventuale contatto telefonico in recall telefonico, operativo in corrispondenza delle sessioni di mediazione.

Riservatezza nella mediazione telematica

L’Organismo assicura la procedura di mediazione telematica attraverso una piattaforma integrata ad accesso riservato specificatamente progettata per la gestione di processi di comunicazione audio/video e scambio di informazioni in formato elettronico. La piattaforma utilizzata è conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla vigente normativa. Il riconoscimento delle credenziali consentirà agli utenti l’accesso in un ambiente a protocollo di sicurezza controllato (standard https) a ulteriore garanzia di riservatezza. La dotazione infrastrutturale utilizzata per la connessione e per la gestione della piattaforma risiedono in appositi server che utilizzano policy di accesso controllato certificate da Enti riconosciuti a livello internazionale. Le password sono archiviate in formato crittografato e non possono essere recuperate in alcun modo dagli utenti e dagli amministratori del sistema. In caso di smarrimento sarà comunque possibile per gli utenti richiedere una nuova password di accesso.

L’accesso alla piattaforma è riservato ai soli utenti che presentano istanza di mediazione, nonché al mediatore incaricato. Le credenziali crittografate sono generate automaticamente dal sistema e non possono essere visualizzate dagli amministratori del sistema stesso. Le credenziali danno diritto all’accesso e alla consultazione delle informazioni legate alla sola mediazione in corso. L’Organismo non può essere considerato responsabile qualora gli utenti consentano ad altri soggetti l’utilizzo delle proprie credenziali personali.

La procedura di assegnazione delle credenziali di accesso alla piattaforma comporta l’accettazione da parte degli utenti del presente Regolamento che disciplina la riservatezza delle informazioni in qualsiasi formato, obbligando contestualmente gli stessi a non divulgare a terzi tali dati. L’iscrizione in piattaforma, conseguente all’istanza di mediazione, avverrà esclusivamente attraverso la segreteria dell’Organismo.

In entrambi i casi l’utente dovrà confermare esplicitamente la procedura di registrazione on-line, garantendo altresì la correttezza dei dati forniti al momento della registrazione ed impegnandosi alla riservatezza delle credenziali ottenute con esplicita adesione al regolamento di mediazione telematica disponibile nel sito. Preliminarmente alla procedura di mediazione sarà possibile usufruire di un servizio di assistenza dedicata finalizzato alla verifica preventiva di eventuali limitazioni di accesso e alla risoluzione di eventuali problematiche di natura tecnica, il tutto per garantire durante la procedura di mediazione la presenza dei soli soggetti accreditati (parti e mediatore).

Il processo di mediazione telematica avviene tramite “stanze virtuali” create ed abilitate ad hoc che consentono l’accesso in videoconferenza esclusivamente ai partecipanti e al mediatore; è lasciata facoltà al mediatore di rivolgersi ad entrambe le parti, oppure privatamente ad ognuna delle due. Anche in presenza di più mediazioni telematiche contemporanee è garantita dunque l’assoluta riservatezza delle informazioni.

La redazione e la sottoscrizione del verbale nella mediazione telematica

Se le parti, entrambe dotate di firma digitale, raggiungono un accordo conciliativo, così come in caso di mancato accordo, si impegnano a sottoscrivere il verbale di mediazione e (se presente) la copia dell’accordo, che potrà essere trasmessa in formato elettronico (tramite PEC) al termine dell’incontro.

In caso di proposta del mediatore, le parti gli comunicano per iscritto e a mezzo PEC, l’accettazione o il rifiuto della proposta stessa entro sette giorni dalla sua ricezione. In mancanza di risposta entro il predetto termine, la proposta si ha per rifiutata.

I verbali e gli accordi devono essere sottoscritti dalle parti e dai loro legali (se presenti), in ambo i casi con firma digitale. In questo caso il mediatore non firma per certificare l’autenticità della sottoscrizione essendo stata apposta digitalmente.

Qualora le parti non siano munite di firma digitale, procederanno con una sottoscrizione autografa, la cui regolarità sarà accertata ed attestata dai loro legali, attraverso l’apposizione della firma digitale. Anche in questo caso il mediatore non firma per certificare l’autenticità della sottoscrizione, essendo stata certificata dai legali.

Le parti inviano poi la documentazione cartacea al mediatore che verifica la corrispondenza dei verbali e degli accordi autenticati con quelli sottoscritti in videoconferenza.

Inoltre, per il caso di cui al comma 3 dell’art. 11 D.Lgs. 28/2010, il legislatore ha previsto la possibilità di trascrivere il verbale di conciliazione, nel caso in cui le parti compiano uno degli atti di cui all’art. 2643 cc., a condizione che la sottoscrizione del verbale sia “autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.

La piattaforma on-line utilizzata da Orizzonti Adr per lo svolgimento del servizio di mediazione garantisce in ogni momento la sicurezza delle comunicazioni ed il rispetto della riservatezza. La segreteria dell’Organismo provvederà a supportare lo scambio tra le parti della documentazione sottoscritta in originale.

Il pagamento delle indennità di mediazione è condizione necessaria per il ritiro del verbale di mediazione; le indennità sono comunque dovute anche nel caso in cui le parti decidano di non ritirare il verbale. Tutte le tabelle riepilogative delle spese e le maggiorazioni previste dalla normativa sono esposte in allegato 1.

Specifica delle spese

Spese vive. Dovute dalla sola parte istante, e sostenute per il servizio di notifica e/o comunicazioni alle parti (tramite raccomandata A/R, PEC, ecc.). Le spese vive, debitamente documentate, sono sempre dovute.

Spese di avvio della mediazione. A valere sull’indennità complessiva, dovute da ciascuna parte per un importo pari a € 40 (oltre Iva) per le liti di valore fino a € 250.000 ed € 80 (oltre iva) per quelle di valore superiore a € 250.000, e versate, dalla parte istante al momento della presentazione dell’istanza e, dalla parte invitata, al momento di partecipazione al primo incontro informativo.

Spese di mediazione. Da versare alla fine dell’incontro informativo qualora le parti abbiano dichiarato di voler aderire alla mediazione ed entrare nella fase del merito. Dovute, per intero, da ciascuna parte, esse includono sia i costi di gestione della procedura sia il compenso del mediatore. Gli importi delle spese di mediazione, per le mediazioni obbligatorie, come previsto dal Decreto Ministeriale del 6 luglio 2011, sono già ridotti di un terzo per i primi sei scaglioni e della metà per i restanti scaglioni, rispetto a quelli indicati nella tabella A, art. 16 del D.M. 180/2010.

Spese di mediazione per la presentazione di una proposta del mediatore o della parte presente (con parte contumace). Nel caso in cui durante il primo incontro è presente la sola parte istante la quale, nonostante l’assenza della parte invitata, sceglie di dare avvio alla procedura di mediazione, sono dovute le spese di avvio e l’indennità prevista dall’art. 16, comma 4, lettera e) del D.M.. 180/2010. In tale ipotesi infatti, vi è una prestazione professionale del mediatore (consistente o nella formulazione di una proposta contumaciale – qualora ve ne siano i presupposti -  o in un invito a ridimensionare la propria pretesa o nella comunicazione della proposta della parte presente alla parte assente) che deve essere retribuita Euro 40 per il primo scaglione ed euro 50 per tutti gli altri scaglioni. In caso di accettazione della proposta e conclusione positiva del procedimento, sono dovute le indennità di mediazione secondo il corrispondente scaglione di riferimento, aumentato secondo quanto previsto dal D.M. 180/2010.

Qualora le parti aderiscano alla mediazione (entrando nella fase di merito della stessa) le spese di mediazione devono essere interamente versate al termine dell’incontro informativo. Una volta fornita l’adesione alla fase di merito della mediazione, le spese di mediazione sono sempre ed in ogni caso dovute, anche laddove una qualsiasi o tutte le parti dovessero decidere di non partecipare agli incontri successivi. Le spese di mediazione per la presentazione di una proposta sono sempre dovute alla fine del primo incontro. Il pagamento delle spese di mediazione è commisurato al valore della lite indicato nell’istanza di mediazione o al valore dell’accordo se superiore. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l'Organismo indica il valore di riferimento, secondo la normativa vigente. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento. Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.

L’importo massimo delle spese di mediazione (indicate nelle tabelle 1 e 2), per ciascun scaglione di riferimento:

• può essere aumentato dall’Organismo in misura non superiore ad un quinto (20%) in caso di particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare (solo per la mediazione facoltativa). A titolo esemplificativo e non esaustivo possono considerarsi complesse le procedure di mediazione in cui sono presenti molte parti portatrici di interessi diversi, o il cui fascicolo contiene numerosi documenti oggetto di studio da parte del mediatore, etc.

• deve essere aumentato in misura non superiore ad un quarto (25%) in caso di successo della mediazione (sia per la mediazione obbligatoria che per la mediazione facoltativa);

• deve essere aumentato di un quinto in caso di formulazione della proposta da parte del mediatore, ex art. 11 D.Lgs. 28/2010 (solo per la mediazione facoltativa);

• è pari a zero (spese di mediazione, ulteriori alle spese di avvio, non dovute) nel caso in cui l’incontro informativo si concluda con una mancata adesione e quindi non si entri, per nessuna parte, nella fase di merito del procedimento.

È facoltà dell’Organismo rivedere al ribasso quanto sopra fissato per particolari esigenze. Nel caso venga presentata istanza congiunta, le indennità di mediazione si riducono del 50%.

Le spese di mediazione rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, o ancora di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del D.lgs. 28/2010 e successive modifiche.

Salvo diverso accordo, le spese di mediazione sono dovute in solido dalle parti chiamate in mediazione. Ai fini della corresponsione dell’indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi, si considerano come un’unica parte.

In ogni caso le spese di mediazione sono dovute anche qualora le parti decidano di non ritirare il verbale di chiusura della mediazione.

Il pagamento delle spese vive e delle spese maturate è sempre condizione per il rilascio del verbale di mediazione, anche quello di esito negativo del primo incontro informativo.

Se le parti non corrispondono almeno la metà dell’indennità l’organismo può rifiutarsi di svolgere la mediazione. Le indennità devono comunque essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’articolo 11 del decreto legislativo n. 28/2010. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo n. 28/2010, l’organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione.

Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell’articolo 5, comma 1-bis, all’organismo non è dovuta alcuna indennità dalla parte che si trova nelle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell’articolo 76 (L) del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 30 maggio 2002, n. 115. A tale fine, la parte è tenuta a depositare presso l’organismo, a pena di inammissibilità, apposita documentazione comprovante la veridicità di quanto dichiarato.

A norma del comma 2 dell'articolo 17 del D.Lgs. 28/2010 e successive modifiche, tutti gli atti ed i documenti che vengono prodotti durante il procedimento di mediazione sono esenti sia da imposta di bollo che da qualsiasi altra spesa o diritto: ogni atto del procedimento (sia esso prodotto dalle parti o dal mediatore) deve essere redatto in carta semplice.

Esenzione parziale in merito all’imposta di registro.

Il verbale di accordo è esente dall’imposta di registro entro il limite di valore di 50.000 euro, altrimenti l'imposta è dovuta per la parte eccedente.

Credito d'imposta.

Alle parti che corrispondono l'indennità è riconosciuto, in caso di successo della mediazione, un credito d'imposta commisurato all'indennità stessa, fino a concorrenza di € 500. In caso di insuccesso della mediazione, il credito d’imposta è ridotto della metà (€ 250). Gli importi effettivamente spettanti saranno determinati entro il 30 aprile di ogni anno dal Ministero della Giustizia e da questo comunicati alla Agenzia delle Entrate. Per poter usufruire del credito, il valore dello stesso deve essere indicato nella dichiarazione dei redditi dell’anno successivo a quello in cui la mediazione si è svolta.

Ulteriori tasse, imposte o diritti di qualsiasi specie e natura, dovuti nei casi previsti dalla legge, sono a carico delle parti in solido tra loro.

Tabella 1

Tabella 2

Criteri di determinazione dell'indennità di cui all’art 16 del d.m. n. 180/2010 come modificato dal d.m. n. 139/2014.

1) L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione.

2) Per le spese di avvio, a valere sull’indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte, per lo svolgimento del primo incontro, un importo di euro 40,00 per le liti di valore fino a 250.000,00 euro e di euro 80,00 per quelle di valore superiore, oltre alle spese vive documentate, che è versato dall’istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento. L'importo è' dovuto anche in caso di mancato accordo.

3) Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l’importo indicato nella tabella delle indennità di cui al d.m. n. 180/2010.

4) L’importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a norma della medesima tabella:

a) può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare;

b) deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione;

c) deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo;

d) nelle materie di cui all'articolo 5, comma 1-bis e comma 2, del decreto legislativo, deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo a eccezione di quello previsto dalla lettera b) del presente comma;

e) deve essere ridotto a euro quaranta per il primo scaglione e ad euro cinquanta per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l’applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, partecipa al procedimento .

5) Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l’importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato.

6) Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.

7) Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile.

8) Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile, o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di euro 250.000, e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.

9) Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà. Il regolamento di procedura dell’organismo può prevedere che le indennità debbano essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’articolo 11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, l’organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione.

10) Le spese di mediazione comprendono anche l’onorario del mediatore per l’intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo.

11) Le spese di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento.

12) Ai fini della corresponsione dell’indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come un’unica parte.

13) Gli organismi diversi da quelli costituiti dagli enti di diritto pubblico interno stabiliscono gli importi di cui al comma 3, ma restano fermi gli importi fissati dal comma 4, lettera d), per le materie di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo n 28/2010. Resta altresì ferma ogni altra disposizione di cui al presente articolo.

14) Gli importi minimi delle indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinati a norma della tabella A allegata al presente decreto, sono derogabili.

Trovi il Regolamento in PDF qui